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Domaines Barons de Rothschild (Lafite)
Le Domaine Barons de Rothschild (Lafite) est un groupe de production de grands vins tourné vers l'exportation avec à sa tête, Château Lafite Rothschild. Le groupe comprend douze domaines sur la région de Bordeaux, le Languedoc, le Chili, l'Argentine ainsi que la Chine et intègre 250 collaborateurs sur 4 pays (France, Chili, Argentine, Chine).
Une refonte, 5 enjeux pour optimiser l'expérience utilisateur
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Premier enjeu : Optimiser l’expérience collaborateur pour favoriser l’usage
S’agissant d’une refonte de l’intranet existant, il s’agissait :
- d’élargir le nombre de collaborateurs pouvant y avoir accès
- de rajeunir l’image donnée à un intranet austère
- de dynamiser une plateforme trop statique
- de proposer une navigation plus intuitive, plus fluide
Second enjeu : Informer les collaborateurs pour mieux partager les actualités et enjeux du Groupe
La mise en avant des actualités était primordiale pour diffuser l’ADN du groupe, mais aussi mettre en avant l’ensemble des activités en cours, à venir et passées.
Classées par domaine, elles sont facilement accessibles par les collaborateurs. La mise en place d’un agenda permet d’accéder aux événements les plus marquants.
Troisième enjeu : Favoriser le partage des connaissances
Le nouvel outil conçu par Caféfrappé permet :
- de rendre l’intranet collaboratif et favoriser les échanges entre les services et collaborateurs
- d'être aux services du développement durable, des ressources humaines et de la communication/marketing afin de pouvoir communiquer plus facilement chacun sur son périmètre et ses moments forts
Quatrième enjeu : Rapprocher les collaborateurs
Le groupe Domaines Barons de Rothschild (Lafite) étant situé dans 4 pays différents (France, Chili, Argentine, Chine) et devant user de 3 langues (Français, Anglais, Espagnol), l’intranet a été conçu pour un usage international.
Chaque collaborateur peut choisir sa langue de lecture et, en fonction du domaine auquel il appartient, trouver les informations qui lui sont les plus importantes.
Cinquième enjeu : Apporter des fonctionnalités à forte valeur d'usage
Pour inscrire les collaborateurs dans une démarche de fidélisation, il est important de leur proposer des contenus suscitant leur intérêt. L’idée c’est de les faire venir pour une raison et quand ils sont captifs, leur faire parvenir l’information.
Dans l’intranet proposé pas les Domaines Barons de Rothschild (Lafite), nous avons intégré de l’actualité, un annuaire etc. Toutes ces fonctions permettent d'amener les employés sur l'intranet pour ces raisons et de les tenir informés des différents domaines et services du groupe (ressources humaines, développement durable, marketing et communication).
Au sein de l’intranet a été intégré un annuaire permettant de voir les photos, identités, domaines, services et surtout le poste occupé ainsi que les coordonnées pour prendre contact avec chaque collaborateur.
Notre méthodologie
PHASE #1 : Analyse du Besoin & formalisation des objectifs
En concertation avec les équipes clients, nous avons échangé sur les points de douleurs et les manques de l’intranet actuel pour établir les besoins de la refonte. La collecte de ces informations était nécessaire pour établir les bons parcours des utilisateurs.
PHASE #2 : Une approche en mode Design Thinking
Avec le groupe d’experts métiers des différents services (Ressources humaines, développement durable, marketing et communication) nous avons organisé une série d'ateliers d’idéation sur les fonctionnalités à intégrer (Agenda, annuaire, commande de vins, GED, …)
PHASE #3 : Conception UI & Webdesign
Suite aux différents ateliers d’idéation, le pôle UX a définit et formalisé les parcours et conçu les interfaces (wireframes) avec la déclinaison graphique selon la charte du client.
PHASE #4 : Rationalisation de l'information
Les différentes phases précédentes ont donné lieu aux différentes spécifications à prendre en compte et ont été capitalisées à travers la rédaction du cahier des charges sous la forme d'un backlog. Chaque fonctionnalité est décrite dans le backlog avec le modèle correspondant.
PHASES ITÉRATIVES
Les phases décrites précédemment ont donné lieu à de l’itération. Dans le cadre de nos méthodes agiles nous permettons à nos clients de revenir sur ce qu’ils ont dit, de compléter ce qui doit l’être et d’ajuster la somme des fonctionnalités au budget qu’il s’est fixé en premier lieu ou encore d’ajuster le contenu pour garder en ligne de mire la date de livraison souhaitée.
Pour le groupe Domaines Barons de Rothschild (Lafite), nous avons effectué plusieurs COPIL mensuels permettant de valider et prioriser les fonctionnalités afin de les faire coïncider aux réels besoins, au budget.
RÉALISATION
Avant de passer à la phase de réalisation, nous procédons à une relecture conjointe du cahier des charges afin de le valider une dernière fois.
Toujours pour respecter nos méthodes agiles, nous avançons par itération pour proposer une démonstration des fonctionnalités. Après chaque itération de développement, appelée Sprint, permettant au client de faire une recette de ce qui lui est proposé. Un des avantages pour le client, c'est de pouvoir commencer la saisie des contenus en pré-production et de proposer l’intranet à ses collaborateurs avec du contenu dès l’inauguration du projet.
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Caféfrappé accompagne les entreprises à chaque étape de leur transformation digitale depuis 20 ans. Basée sur la co-construction et l’intelligence collective, caféfrappé conçoit le digital comme un levier de performance business, d’innovation et de services. Avec une durée moyenne de collaboration de 7 ans, caféfrappé accompagne ses clients sur des projets stratégiques majeurs, des phases d’analyses, de conception, de design ou de développement spécifique.