Comment bien choisir son ERP en 2022 ?

24 septembre 2022

Votre système d’information est basé sur de nombreux outils, notamment l’ERP : la pierre angulaire de votre organisation. Frédéric GILOT, consultant digital chez Caféfrappé vous accompagne dans la définition de la méthodologie pour choisir votre ERP.

Qu'est-ce qu'un ERP ? 

L’ERP ou Entreprise Ressource Planning est une solution logicielle qui permet de gérer et suivre au quotidien l'ensemble des informations et des services opérationnels d'une entreprise (gestion comptable, financière, gestion des stocks, des achats, gestion commerciale…). 
Son objectif ? Centraliser les données et favoriser la circulation du flux d’informations en temps réel pour permettre de fluidifier les processus internes.

 

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Pourquoi opter pour un ERP ?

Comment sélectionner la bonne solution et ne pas se tromper ? Pourquoi sa sélection doit-elle être une véritable réflexion en interne ? On vous résume les 4 points essentiels à retenir pour valider l’importance de bien choisir son ERP et éviter les dérives. 

  • L’ERP permet un échange d’informations efficient entre vos services (achats, ADV, production, logistique, …)
     
  • Pour vos clients c’est aussi l’avantage d’être prévenu des différentes statuts de sa commande (prise en compte, préparation, en attente, expédition, …) quasi en temps réel par le biais, soit de votre site connecté à l’ERP, soit de votre CRM.
     
  • Il induit une mise en place de jalons dans vos process et apporte ainsi une organisation sans faille au quotidien. Il améliore et fluidifie vos workflows.
     
  • En chef d’orchestre de votre système d’information, il permet de centraliser la donnée afin de la dispatcher sur vos différentes briques fonctionnelles.
    • La centralisation de votre tarification permet une mise à jour en cascade de vos différents applicatifs. L’ERP permet une structuration de l’expression des stratégies tarifaires. Je change mon prix sur l’ERP, il est donc diffuser sur ma solution e-Commerce, sur mes différentes boutiques de marketplace, …
    • C’est également une réalité pour gérer vos fiches produits. Néanmoins, même si les ERP sont des outils relativement complets, il peut être nécessaire d’enrichir l’information d’une fiche produit de votre site ou plateforme e-commerce, soit par le back-office de ces solutions, soit par le biais d’un PIM.
    • Plus largement, la centralisation apporte un bénéfice non négligeable également sur les domaines suivants : commandes et factures de ventes, commandes et factures d’achats, gestion des stocks.
       
  • Selon les solutions choisies, il permet également un suivi des achats, des ventes, de l’en-cours client, … La donnée étant centralisée, il n’est pas nécessaire d’aller dans le back-office de chacune de vos solutions pour retrouver des informations éparses.
     
  • Connecté, l’ERP vous permet également d’exporter vos données à votre expert comptable ou aux commissaires aux comptes.
     
  • Modulaire, l’ERP permet d’être adapté à vos changements et de s’adapter à la croissance de votre société. Ex : on commence sans le module comptable et on l’ajoute arrivé à un certain chiffre d’affaires nécessitant un suivi plus fin

 

 

Pourquoi changer d’ERP ?

Il peut arriver que la solution choisie historiquement ne soit plus du tout en phase avec l’évolution de votre entreprise :

  • vous étiez 12 salariés, aujourd’hui vous êtes 50, les façons d’aborder votre production sera nécessairement différente et nécessitera d’avoir du feed-back des différents services.
  • votre chiffre d’affaires n'excédait pas le million mais aujourd’hui vous gérer un groupe avec plusieurs entités
  • vous n’aviez qu’un seul entrepôt de stockage mais aujourd’hui vous avez des locaux dispatcher sur tout le territoire
  • la nécessité d’ajouter des solutions dans votre système d’informations tels qu’un CRM, un PIM, de la BI, …
     

Toutes ces raisons justifient a minima de regarder les autres solutions d’ERP du marchés pour identifier celle qui correspond le plus à vos besoins actuels

 

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Une acquisition mais pas sans contraintes

 

L’ERP est votre outil de gestion, comment sélectionner la bonne solution et ne pas se tromper ? Pourquoi sa sélection doit-elle être une véritable réflexion en interne ? On vous résume les 4 points essentiels à retenir pour valider l’importance de bien choisir son ERP et éviter les dérives.

 

01. D’un point de vue purement financier l’ERP représente un coût non négligeable, un investissement à part entière. Un mauvais choix ne se corrige pas simplement.

 

02. Plusieurs phases sont traversées par les utilisateurs quotidiens de l’ERP, dont la résistance au changement (le fameux “c’était mieux avant”), les changements d’habitudes doivent être accompagnés et expliqués afin de les atténuer. Trop souvent confrontés au changement d’ERP, les collaborateurs peuvent générer un sentiment d’aversion au regard de l’outil qu’ils utilisent au quotidien.
 

03. Chaque changement d’ERP implique de nouvelles formations, des coûts de mise en place ainsi que des changements de process qui peuvent être non négligeables.

 

04. Avoir un ERP qui ne répond pas au besoin peut être difficile sur les aspects opérationnels au quotidien, et générer une perte de temps sur chacune des tâches à réaliser, au final l’ERP devient une charge plutôt qu’une aide.

 

Changement d’ERP : 3 prérequis avant de vous lancer


Votre société évolue, son organisation et ses collaborateurs changent et donc le SI doit être maintenu. Un ERP moderne et évolutif va soutenir votre activité, être en phase avec vos nouveaux processus, projets et besoins fonctionnels.

01. Une équipe bien impliquée dans le projet pour qu’il puisse être correctement mis en place. Que chaque service soit conscient de ce que peut apporter un ERP et au contraire où sont ses limites.
 

02. Anticiper les frais de formation et d’intégration dans le SI existant. En plus des coûts d’acquisition et de licence de l’ERP, il faut prévoir des enveloppes complémentaires afin de couvrir les besoins en formation, de maintenance, les développements nécessaires afin de faire cohabiter les différentes briques de l’écosystème.
 

03. Aller plus loin et adopter une vision long terme. Un ERP évolue au fil du temps et de l’ambition de l’entreprise, il faut prévoir une dotation afin de faire évoluer son ERP au gré des évolutions de l’entreprise. En effet, il est tout à fait possible de partir d’une version standard/light de l’ERP et de l’enrichir au fil du temps, afin de mieux contrôler son budget.

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Les différents modes de mise en place d’un ERP : SAAS ou On-Premise  ?

Pour comprendre les enjeux, plusieurs types d’installation d’ERP existent : en mode SAAS, Premise ou hybride. Comment savoir quel modèle est fait pour votre organisation ?

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Mode SaaS

  • Le mode SaaS, ou Logiciel en tant que Service, est un modèle de distribution de logiciel via internet qui s’est fortement développé ces dernières années. Ce modèle repose sur la technologie cloud permettant l’externalisation du système d’informations. Le principe est d’accéder à votre logiciel sous forme de services délivrés via internet. C’est le cas de la plupart des solutions : les utilisateurs accèdent à leur base de données logicielle via le cloud. Il ne nécessite aucune installation sur les infrastructures de l’entreprise et il suffit d’une simple connexion internet pour y accéder partout dans le monde. Le mode SaaS repose sur un modèle d’abonnement et pas sur un système d’achat de produits.

 

Mode On-Premise

  • Un logiciel On-Premise nécessitera l’installation d’un « software » sur les postes de travail et l’achat du logiciel ou de licences. Cela implique que le logiciel est acquis pour une durée illimitée, il s’agit d’un achat permanent de licences (mais selon les éditeurs une licence annuelle peut-être prévue). C’est un logiciel installé et hébergé dans l’environnement technique de la société utilisatrice (ou dans de rares cas chez l’éditeur du logiciel lui-même). En fonction du cadre d’un contrat de maintenance corrective et évolutive, les mises à jour du logiciel On-Premise sont effectuées automatiquement par l’éditeur, comme dans le cas d’un logiciel SaaS. Le client bénéficie ainsi des dernières améliorations du logiciel.

Quelle méthodologie adopter pour préparer sa sélection ?

Quelle approche pouvons-nous avoir pour déterminer quel ERP correspond à votre organisation ? Découvrez la méthodologie effectuée avec notre client, Rodhouse. 

1 - Identification des besoins du client 

Les besoins fréquemment rencontrés :

  • Donner du cadre et un périmètre à chaque service de l’entreprise pour ne pas multiplier les règles de gestion ou du moins bien les encadrer
  • Rationaliser les tâches
  • Avoir un accès rapide aux documents administratifs (factures, BL, …)
  • Centraliser l’information dans l’ERP pour la réinjecter dans les différentes briques de l’écosystème
     

2 - Identifier les besoins du client qui vont être gérés dans l’ERP (centraliser les fonctionnalités métiers du client) 

Pour chaque fonctionnalité détectée, définition fonctionnelle de celle-ci afin d’alimenter le cahier des charges à fournir aux différents éditeurs de solution ERP

Déterminer les fonctionnalités qui sont à intégrer dans l’ERP ou sur le site en BO
 

3 - Identifier les adhérences entre l’ERP et l’écosystème 

Identifier les fonctionnalités nécessaires et le périmètre technique des fonctionnalités qui amèneront du partage de données entre l’ERP et les autres solutions de l’écosystème.


4 - Etablir un cahier des charges des besoins du client pour le porter auprès des éditeurs ERP
 

5 - Construire une grille d’analyse des besoins pour établir un scoring des différents éditeurs (un coefficient a été établi avec le client pour établir l’importance de chaque fonctionnalité) 

Frédéric GILOT, Consultant & chef de projets digital 

 

6 - Interviews des éditeurs pour compléter la grille d’analyse avec des notes de 1 à 5

En fonction des notes et coefficients (établis avec le client), les éditeurs sont classés par ordre de satisfaction des réponses apportées aux besoins exprimés en tenant compte des corollaires d’un tel projet (formation, accompagnement, maintenance, interopérabilité de l’écosystème, mise en place, …)
 

7 - Confection d’une short-list à partir de la grille d’analyse

En reprenant le classement de la grille d’analyse, constitution d’une short-list avec 3 à 5 éditeurs. 

 

8 - Organisation des échanges entre les éditeurs de la short-list et le client

le client fait son propre avis selon ses critères de sélection qui peuvent être subjectifs :

  • relationnel
  • budget
  • ergonomie
  • services tiers 
     

9 - Le client fait son choix sur la base des entretiens qu’il a eu avec les éditeurs de la short-list

à la suite des entretiens et en concertation avec les différents utilisateurs qui seront amenés à utiliser l’ERP le client fait un choix avisé et éclairé sur la solution. 
 

10 - Quand le choix de l’ERP est fait

Selon les fonctionnalités qu’il intègre et des API misent à disposition, un travail de cadrage technique est fait pour déterminer quelles seront les passerelles à mettre en place entre les briques de l’écosystème afin d’y intégrer l’ERP.

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